Guia para recepção e acolhida de devotos
Instruções básicas para uma recepção acolhedora e organizada
A importância de saber como acolher os fiéis
APROX. 14MIN DE LEITURA
INTRODUÇÃO
O Santuário é muito mais do que um conjunto de quatro paredes onde turistas, visitantes e devotos buscam conhecer a cultura, história e principalmente na busca de uma graça.
O Santuário é a casa de Deus e, por isso, deve ser um lugar onde todos, sem exceção, são e se sentem bem-vindos. Para receber e acolher pessoas com o amor de Cristo, a Pastoral de Acolhida dos Santuários precisa, em primeiro lugar, se colocar no lugar daqueles que passam pelas portas do templo pela primeira vez.
Tenha em mente o seguinte versículo:
“Acolhei-vos uns aos outros, como Cristo nos acolheu para a glória do Pai” (Rom 15,7)
É essencial servir bem e acolher as pessoas para que exista uma boa experiência tanto espiritual quanto física. E nisso, o santuário é responsável para que tudo corra bem.
Imagine a cena: você sai de viagem durante centenas ou até milhares de quilômetros para ter uma experiência espiritual, compartilhar a sua fé, conhecer um lugar histórico ou mesmo alcançar uma graça. Mas aí, não sabe fica perdido com as informações, não sabe quais horários acontecem as missas e demais liturgias, não sabe onde ficam os principais pontos da cidade, tem dificuldade de achar um bom lugar para dormir ou mesmo comer. Enfim, um caos.
Todos nós já fomos visitantes algum dia e tenho certeza que se sentir acolhido e bem recebido é algo que procuramos e que nos faz voltar a certos lugares. Obviamente que uma viagem religiosa tem muitos outros fatores além de comida, pouso, localização e cronograma de atividades, mas colocar isso num bom grau de importância vai ajudar a maximizar toda a experiência.
Por isso, hoje trazemos um guia para te ajudar no acolhimento e recepção dos devotos que irão até o seu santuário.
Antes do Guia
Antes de falarmos propriamente do que você deve estar atento na hora de receber bem um devoto, vamos começar pelo básico, a cordialidade e a hospitalidade.
Por exemplo, cumprimentar a pessoa ao lado, dar um sorriso ou dizer um “boa noite” e “seja bem-vindo” são coisas simples que impactam.. Consegue recobrar essas experiências e sensações de alguma viagem que já realizou?
Quando nos lembramos delas, percebemos o quanto a forma com que os Santuários recebem as pessoas é importante. Se for boa, a recepção pode contribuir para que os visitantes, turistas e devotos retornem ao templo, ouçam mais a respeito do Evangelho e construam um relacionamento com as mídias de comunicação do Santuário. Tornando-se devotos doadores através das Campanhas diversas, seja de sócios, família, amigos, etc.
O elementar bem-feito é uma base sólida para um bom acolhimento e isso tem que estar claro para todos os membros do time. Desde que está recebendo as pessoas na porta do templo, funcionários administrativos, quem faz atendimento ao telefone, garçons, auxiliares de limpeza, responsável pelo estacionamento e por aí vai.
Essa missão é de todos os envolvidos. Somos missionários a serviço do Reino, independentemente da posição ou cargo exercidos.
Boa leitura! Equipe Kharis.
Parte 1: Fora do templo
Até o devoto chegar ao santuário existe uma longa jornada. Por isso, temos que começar o acolhimento nessa primeira etapa. Vamos separar em três passos rápidos o que pode ser feito fora do templo para receber bem os devotos do seu santuário.
1. Tenha um bom site
Que tal começarmos com um belo cartão de entrada. A importância de ter um bom site é essencial para uma boa primeira impressão. Muitas vezes essa pessoa veio de uma pesquisa no Google e ela precisa ter boas percepções do que seu site está oferecendo.
O site seria a versão virtual do santuário. Tudo que ele precisa saber de lá, deve estar presente nas páginas. Então você precisa fazer um checklist:
– Cronograma das atividades
– Localização com mapa
– Fotos do templo e arredores
– Testemunhos de fiéis
– Onde dormir e onde comer
– O que fazer na cidade
– Dicas de turismo
– Serviços sociais e obras realizadas
– Loja oficial
– Terço virtual, vela virtual, uma experiência de reza no santuário à distância
– chat e telefones para contato visíveis
Além disso, seu site deve ser encontrado com facilidade e aí estamos falando SEO.
Se você ainda não sabe o que é SEO, não tem problema. O termo inglês significa search engine optimization (otimização da ferramenta de busca). Ou seja, são ações das quais você tomará para que seu site seja mais amigável aos buscadores – Google, Bing, Yahoo.
Lembrando que mais de 90% dos acessos orgânicos vêm via Google. Então temos que jogar o jogo dele.
Essas otimizações vão desde as palavras-chave que mencionamos acima, até a árvore de conteúdos que você construíram, passando por usabilidade e critérios mais técnicos como heading tags, title tags, meta description, tempo de carregamento de página, o quanto de links quebrados possui ou mesmo se há um bom sitemap (mapa do site).
O bom acolhimento começa por um bom site.
2. Esteja atento às mensagens inbox
Seu atendimento precisa ser ágil, gentil e que responda a todas as dúvidas. E isso deve ser em todos os canais. Vamos colocar aqui canal e prazo de resposta máximo para cada um deles:
- Redes sociais – máximo de 12 horas após a primeira mensagem enviada
- Chat – máximo de 15 minutos após enviado
- Email – máximo de 48 horas após enviado
- Mensagem site – máximo de 3 horas após enviado
- Telefone – retornar ligação em até 24 horas
É importante ter isso extremamente bem ajustado, principalmente se a pessoa já comprou passagem para ir e está com dúvidas. É um passo muito importante para um bom acolhimento.
Sempre tente imaginar a situação que a pessoa entrou na sua sala e está dúvidas. Você não iria virar as costas para ela e seguir o seu trabalho. O online é uma extensão do offline. Seja atencioso com cada vida.
3. Facilite a chegada e o estacionamento
Agora o devoto já saiu de viagem e precisa encontrar com facilidade o local e também onde parar. Que tal desenhar um mapa personalizado para ele, com sugestões de parada, de almoço, de pouso, com quem falar quando chegar e quais são as primeiras atividades?
Lembre-se que você está recebendo um irmão e todos querem ser muito bem recebidos por seus familiares, certo?
Outro ponto que deve ter em mente é trânsito e estacionamento ao redor do templo. Tente facilitar ao máximo a vida dos viajantes. Cidades com santuário normalmente são turísticas e tendem a ter momentos de pico e também os devotos não conhecem a cidade direito. Quanto mais facilitado for, mais hospitaleiro será.
Parte 2: Dentro do templo
Agora chegamos à experiência dentro do templo. Obviamente todo o foco é Deus, o Evangelho e a fé expressada através da adoração. Mas um bom ambiente interno vai dissipar possíveis distrações e deixar ainda mais reconfortante esse tempo.
Antes da missa começar
Separando em três atos para que você possa dividir bem as atividades e organizar de maneira adequada a ordem interna do templo.
1. Prepare uma equipe de recepção e acolhida
Ter uma equipe disposta e receptiva faz toda a diferença. Alguém para dar boas-vindas, para mostrar onde a pessoa pode assentar, garantir a ordem de entrada e saída, principalmente em dias com missas em horários consecutivos. ter um time assim faz muita diferença e o seu santuário precisa ter não só pessoas capacitadas mas com o coração para o Reino.
2. Crie uma cultura de recepção entre os fiéis que moram no entorno
Uma cidade que tem no DNA o turismo religioso pode ganhar muito com isso. E não estamos falando aqui apenas em retorno financeiro, que há. Mas estamos falando em respirar e vivenciar o dia a dia de uma cidade que vive a espiritualidade de maneira constante. Criar essa cultura nos habitantes ao redor faz com que a comunidade cresça em fé e receba ainda melhor os devotos.
3. Garanta uma boa sinalização interna
Onde ficam os banheiros? Onde são as saídas? Quais são os bancos destinados a pessoas com deficiência? Enfim, tudo precisa ser sinalizado não só para conforto e acolhimento, mas também para a segurança de todos os devotos.
4. Crie uma atmosfera convidativa
A alegria do Senhor é a nossa força, diz a bíblia. Assim, precisamos carregar a alegria para todos que visitam o santuário. Trazer uma atmosfera calorosa e que faça a pessoa querer voltar. É imprescindível que haja esse ambiente e que ele seja cultivado por todos os envolvidos.
5. Ofereça suporte para visitantes com filhos
Família é uma benção de Deus. Receber bem as pessoas se estende a todos, inclusive às crianças. Jesus era um exemplo de receber bem os pequeninos e assim devemos ser também. Criar um ambiente onde mães possam cuidar de seus bebês e que crianças menores possam ficar é muito bom para o clima geral. Não deixe de pensar em famílias quando pensar em devotos.
Durante a missa
Chegou a hora da missa! Então tudo em ordem para continuar o acolhimento do devoto. Ele já se sentou, tem seu lugar, está confortável e pronto para adorar a Deus. Vamos cuidar para que esse momento seja incrível. Segue um pequeno checklist do que você deve se atentar nesse momento:
- Dê as boas-vindas, receba bem todos que estão ali, pois é um momento único
- Deixe os visitantes/turistas confortáveis durante as doações e ofertas
- Certifique-se de que os visitantes saibam para onde ir após o término da missa
- Músicas/Hinos da devoção
- Orações da devoção
Após a missa
A missa terminou, porém o trabalho para que o acolhimento seja feito de maneira ideal ainda não. Então tenha em mente que você precisa continuar o processo de acolhimento. Aqui vão alguns passos.
1. Tenha uma equipe disponível para se conectar aos devotos na saída
Aqui é uma forma de “pós-venda”. O devoto teve sua experiência e agora se dirige para a saída, ter pessoas que se conectem com ele, ouve seus relatos, colhe testemunhos, mostra dicas e pontos turísticos para que ele siga na cidade é uma excelente pedida.
2. Se possível, entregue mimos aos devotos
Esse é um extra que pode conquistar. Seja algo relacionado ao Padroeiro, à cidade, ou mesmo uma lembrança mais simples com uma carta ou um chocolate. Algo que feche essa experiência e que seja convidativa para uma próxima visita.
3. Informe como os devotos podem permanecer conectados ao Santuário
Quais são as redes sociais do santuário? O que mais tem para ele visitar? Telefones, email e canais de contato? Enfim, criar essa continuidade de relacionamento é importante para gerar um laço entre o devoto e o santuário.
4. Faça o acompanhamento
Continue atento ao que o devoto quer e deseja. Acompanhe ele durante o restante da estadia. Envie comunicações, avisos de celebrações ou grandes eventos. Faça uma pesquisa de satisfação para entender pontos que podem ser melhorados e assim continuar o bom serviço.
Parte 3: Área Externa
Vamos para um checklist de tudo que você deve conferir na área externa?
1. Lanchonete
Sabemos que trabalhar com alimentos não é tão simples quanto parece. Então ter uma equipe de apoio profissional nesta parte não somente é recomendável como talvez seja obrigatório. Você não vai querer ter problemas com a comida que é servida e nem deve ser o foco da sua atenção. Deixe essa parte com quem conhece. Invista em uma boa estrutura de alimentação ao redor do templo.
2. Banheiros
O cuidado aqui vai em duas frentes: ter o número suficiente de banheiros para que as pessoas não enfrentem filas e também ter uma limpeza realizada constantemente. Novamente, contratar um serviço terceirizado de limpeza é o melhor caminho para uma boa experiência.
3. Loja com produtos da devoção local
Uma oportunidade de negócio, mas também mais uma chance de se relacionar e deixar boas lembranças com os devotos e turistas. É uma forma de fazer com que as memórias do santuário acompanhem os visitantes quando retornarem.
4. Acessibilidade
Inclusão é uma palavra que a igreja pode e deve viver. Saber receber bem as pessoas com os mais diversos tipos de deficiência é imprescindível para um local de fé e amor.
Então tenha rampas de acesso, missa em libras, banheiros adaptados e tudo que possa deixar a experiência de todos a melhor possível.
5. Estacionamento
A organização que falamos lá no primeiro ponto precisa ser expressa aqui neste momento. O estacionamento não pode ser uma dor de cabeça para quem visita o santuário. ter um bom espaço, fazer parceria com terrenos ao redor, tudo para garantir uma passagem tranquila pelo templo.
Conclusão
A organização de uma visita ao santuário é algo bem complexo, sabemos disso. Mas seguir esse guia pode ser uma forma de não deixar passar nada em branco. E, claro, nada está escrito em pedra. Você pode sempre ir aperfeiçoando o processo.
Uma última dica que damos é: ouça os devotos. Entenda o que eles pensam, esteja atento a mudanças de comportamento, busque sempre fazer o melhor para que esse momento seja único.
Uma última dica que damos é: ouça os devotos. Entenda o que eles pensam, esteja atento a mudanças de comportamento, busque sempre fazer o melhor para que esse momento seja único.
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